Положение об отделе
1. Общие положения
1.1. Отдел делопроизводства, работы с обращениями граждан и контроля (далее по тексту - отдел) является структурным подразделением Исполнительного комитета Альметьевского муниципального района (далее по тексту – исполком района), обеспечивает документационное сопровождение аппарата Совета района и исполкомов района и города, в том числе под грифом «Для служебного пользования».
Осуществляет оформление и регистрацию постановлений и распоряжений главы района и города, Совета района, исполнительных комитетов района и города.
Осуществляет регистрацию поступивших обращений граждан и ответов на них. Контролирует соблюдение установленного порядка рассмотрения обращений граждан.
Организует работу по предоставлению муниципальной услуги «Свидетельствование верности копий документов и выписок из них».
Обеспечивает хранение и использование печатей по прямому назначению.
Осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений Главы района по документам, поступившим из вышестоящих органов власти с контрольными сроками исполнения.
1.2. Отдел создается, реорганизуется, упраздняется Советом района и находится в непосредственном подчинении Руководителя исполкома, руководителя аппарата, начальника отдела.
1.3. Возглавляет отдел начальник, который назначается на должность и освобождается от должности руководителем исполкома района. В непосредственном (функциональном) подчинении начальника отдела находятся заместитель начальника отдела, специалисты отдела. Основные обязанности муниципальных служащих, находящихся в непосредственном подчинении начальника отдела, определяются должностными инструкциями.
1.4. В своей деятельности сотрудники отдела руководствуются Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Республики Татарстан от 12.05.2003 №16-ЗРТ « Об обращениях граждан в Республике Татарстан», иными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Татарстан, Уставом муниципального образования «Альметьевский муниципальный район», постановлениями и распоряжениями Главы района, Руководителя исполкома района, настоящим Положением.
1.5. Отдел при выполнении возложенных на него задач взаимодействует с вышестоящими органами власти, министерствами, ведомствами, учреждениями и предприятиями района, сотрудниками Совета и исполкомов района и города.
2. Основные задачи и функции отдела
2.1. Обеспечивает своевременный прием и регистрацию:
- входящих и исходящих писем, поступивших по Единой межведомственной системе электронного документооборота, электронной почте (almat@tatar.ru) и нарочно;
- входящих и исходящих писем под грифом «Для служебного пользования»;
- входящих и исходящих обращений граждан, поступивших по Единой межведомственной системе электронного документооборота, электронной почте (almat@tatar.ru) и нарочно.
2.2. Организует работу по предоставлению муниципальной услуги «Свидетельствование верности копий документов и выписок из них».
2.3. Осуществляет оформление и регистрацию постановлений и распоряжений главы района и города, Совета района, исполнительных комитетов района и города.
2.4. Осуществляет проверку писем, обращений, постановлений и распоряжений на грамотность и соответствие ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Оказывает консультационную помощь по грамотному оформлению писем, обращений, постановлений и распоряжений.
2.5. Предоставляет справочную информацию физическим и юридическим лицам о стадии рассмотрения документов и обращений граждан, адресованных руководству района.
2.6. Осуществляет запись на личный прием граждан к Главе района и руководителю исполкома района. Осуществляет прием граждан с устными обращениями.
2.7. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан.
2.8. Осуществляет запись граждан на выездные приемы и приемы, проводимые с вышестоящими должностными лицами органов власти, министерств, ведомств, в том числе в дистанционном формате.
2.9. Организует подготовку и проведение ежегодного Всероссийского дня приема граждан.
2.10. Осуществляет подготовку и направление ежемесячной, ежеквартальной и ежегодной отчетной информации по обращениям граждан в Аппарат Раиса Республики Татарстан и другие вышестоящие органы власти, в установленные сроки.
2.11. Производит постановку на контроль, осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений Главы района по документам, поступившим из вышестоящих органов власти с контрольными сроками исполнения. Производит снятие с контроля поручений Главы района, в случае их исполнения.
2.12. Осуществляет подготовку информации о нарушениях сроков исполнения поручений Главы района по документам, поступившим от вышестоящих органов власти с контрольными сроками.
2.13. Принимает участие в согласовании проектов постановлений и распоряжений Главы района и города, Совета района, исполнительных комитетов района и города.
2.14. Формирует постановления и распоряжения на подпись Главе района и руководителям исполкомов района и города.
2.15. Проставляет печати на организационно-распорядительной документации и документах отчетности. Используются виды печатей:
- «Совет Альметьевского муниципального района Республики Татарстан»;
- «Альметьевский городской Совет»;
- «Исполнительный комитет Альметьевского муниципального района РТ»;
- «Исполнительный комитет города Альметьевска».
2.16. Обеспечивает хранение и использование печатей по прямому назначению.
2.17. Обеспечивает печатной бланочной продукцией (бланки писем, распоряжений, постановлений). По мере необходимости оформляет заявки на их изготовление. Ведет регистрацию и хранение бланочной продукции, осуществляет контроль за их использованием.
2.18. Участвует в разработке бланков постановлений, распоряжений и писем главы района и города, Советов района и города, исполнительных комитетов района и города, согласно Паспорту визуальных стандартов построения и использования элементов официального и делового стиля Республики Татарстан.
2.19. Осуществляет своевременное предоставление в Альметьевскую городскую прокуратуру постановлений и распоряжений, принятых Главой района и города, исполнительными комитетами района и города, в ежемесячном режиме.
2.20. Оформляет сопроводительные документы для отправки поздравительных и иных телеграмм от имени Главы района, руководителей исполнительных комитетов района и города по случаю юбилеев, знаменательных дат и памятных событий, а также экстренных телеграмм, в т.ч. по мобилизационной работе в адрес вышестоящих органов власти, министерств и ведомств.
2.21. Осуществляет хранение законченных делопроизводством дел, готовит их к сдаче в архив на постоянное хранение, либо уничтожение согласно номенклатуре дел.
3. Организация работы отдела.
В структуру отдела входят:
- начальник отдела;
- заместитель начальника отдела;
- главные специалисты;
- ведущий специалист.
3.2. Начальник отдела назначается на должность по итогам конкурса руководителем исполкома района и освобождается от должности руководителем исполкома района. Специалисты отдела назначаются и освобождаются от должности по представлению начальника отдела.
3.3. Начальник отдела подчиняется непосредственно руководителю аппарата Совета района и несет персональную ответственность за работу отдела.
3.4. Сотрудники отдела организуют свою работу строго в соответствии с должностными инструкциями, утвержденными руководителем исполкома района.
4. Права и обязанности сотрудников отдела.
Сотрудники отдела в соответствии с возложенными на него задачами и функциями имеют право:
В соответствии с действующим законодательством запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от отделов, управлений, учреждений и организаций муниципального района, независимо от форм собственности, необходимые для исполнения своих служебных обязанностей.
Проводить обучение, консультирование по работе в Единой системе межведомственного электронного документооборота с должностными лицами органов местного самоуправления.
Вносить на рассмотрение предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
Вносить предложения руководителю исполкома района:
- о поощрении или наложении взысканий в установленном законом порядке на сотрудников отдела;
- об обеспечении надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
- о должностном росте;
- о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и стажировке;
- о государственном пенсионном обеспечении в соответствии с федеральным законодательством;
- о членстве в профсоюзе.
4.2. Сотрудники отдела обязаны:
Соблюдать действующее законодательство.
Соблюдать правила внутреннего распорядка.
Исполнять должностные обязанности.
Поддерживать уровень квалификации, необходимый для исполнения должностных обязанностей.
Беречь муниципальное и иное имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей.
5. Взаимодействие с другими подразделениями.
5.1. Отдел решает свои задачи во взаимодействии со структурными подразделениями Совета района, исполнительными комитетами района и города, сельскими и городскими поселениями.
5.2. Запрашивает от отделов информационные и справочные материалы, необходимые для выполнения задач, возложенных на отдел.
5.3. Предоставляет по запросу необходимые аналитические, информационные и справочные материалы.
6. Ответственность.
6.1. Сотрудники отдела несут установленную законодательством ответственность за:
неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей;
несоблюдение трудового законодательства и законодательства о муниципальной службе;
невыполнение поручений руководителя;
непредставление или несвоевременное представление запрашиваемой информации;
несоблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой;
несоблюдение запретов, связанных с муниципальной службой.
6.2. Административную ответственность за:
действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;
разглашение сведений, ставших им известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
6.3. Материальную ответственность за утрату или порчу муниципального имущества, которое было предоставлено им для исполнения должностных обязанностей.
7. Порядок организации и ликвидации.
7.1. Реорганизация и ликвидация отдела осуществляется распоряжением руководителя исполкома района.
Последнее обновление: 29 июля 2024 г., 13:54